Email archivering

Wat is email archivering?
Email archivering is het geautomatiseerd opslaan van een deel van de email informatie in een electronisch archief. Geautomatiseerd wil zeggen dat het gebeurd op basis van 'policies' en niet op basis van handmatige activiteiten van email gebruikers of beheerders.

Wat is daar het voordeel van?
Er zijn een aantal voordelen. Bijvoorbeeld het verkleinen van de omvang van de mailserver (en daarmee van backup en restore tijden). Maar het voordeel kan ook kennismanagement zijn, omdat informatie in email berichten gemakkelijker terug te vinden is. Andere voordeel is het creëren van een gecontroleerde email omgeving. Bijvoorbeeld vanuit formele regelgeving (Sarbanes-Oxley, Basel II) of vanuit richtlijnen van de eigen organisatie.

Wat voor informatie kan ik in deze weblog vinden?
In deze weblog staat zowel informatie vanuit bedrijfsperspectief (voordelen; return-on-investment, compliance, toegang tot analistenrapporten) als vanuit technisch perspectief (procesflow; toegang tot white papers). Kijk daarvoor bij recente artikelen of in het archief. En heeft u een specifieke vraag, stuur me dan gerust een email.

Hoe belangrijk is email voor uw organisatie? Belangrijkste communicatiemiddel? Belangrijke kennisbron? Krijgt uw email omgeving dezelfde aandacht als uw primaire bedrijfssystemen? Tijd om eens na te denken over email archivering. Ik geef u graag vijf voordelen:

1. Minder opslagcapaciteit nodig.
Email archivering zorgt voor het eenmalig opslaan van alle emails en attachments. Ook wanneer 10 of 100 mensen dezelfde informatie hebben ontvangen. In de praktijk betekent dit een besparing van meer dan 50% op de gebruikte opslagcapaciteit.

2. Eenvoudiger beheer.
Als de omvang van de mailomgeving toeneemt, nemen ook de beheerkosten toe. Denk maar aan de tijd die het duurt om de dagelijkse backup te maken. Of de tijd die het kost om zo’n backup terug te zetten. Email archivering zorgt er voor dat de omvang van de mailserver beperkt blijft. Zonder email gebruikers lastig te vallen met opslaglimieten en opschoonverzoeken.

3. Hogere beschikbaarheid.
Email archivering speelt een belangrijke rol in disaster recovery. Bijvoorbeeld door recente informatie zowel op de mailserver als in het archief te bewaren. Hierdoor is de informatie in geval van problemen direct beschikbaar.

4. Kennismanagement.
Email archivering zorgt voor betere toegankelijkheid van de informatie. Uitgebreide zoekmogelijkheden, ook binnen meerdere mailboxen. En behoud van informatie, bijvoorbeeld bij vertrek van medewerkers.

5. Compliance.
Te maken met regelgeving en richtlijnen? Sarbanes-Oxley, Basel II, FDA, HIPAA, Wet op de persoonsbescherming? Met email archivering is het totale email proces volledig compliant in te richten.

De 2006 uitvoering van ons (Nederlandstalige) White Paper over de belangrijkste facetten van email archivering is nu beschikbaar. In dit White Paper een uitleg van wat email archivering inhoudt, en wat de mogelijkheden en voordelen zijn. Via onderstaande link kunt u het downloaden:
http://www.filelodge.com/files/room15/368555/White%20Paper%20De%20essentie%20van%20Email%20Archivering.pdf